Sistem de inscrieri Semimaraton Gerar 2015

Astazi de dimineata s-a dat drumul la inscrieri pentru editia de anul acesta. Dupa experienta de anul trecut cand s-au dat foarte repede am incercat sa ne gandim la un sistem nou care ar putea sa fie mai echitabil si sa ofere poate mai multe sanse. Cele doua zeci de locuri programate pentru aceasta runda de inscrieri s-au dat in aproximativ 30-40 de secunde. Pentru ca au fost multe discutii pe aceasta tema o sa incerc sa fac un rezumat al rationamentului pentru alegerea acestui sistem.

Pentru cei care nu l-au citit detalii despre sistemul actual pot fi citite in pagina aceasta.

Premise de la care pornim

Inainte sa discutam de sistemul de inscriere as dori sa stabilim cateva detalii de la care plecam discutia:
– o bucla mica de 3.6km care aduce cu ea o aglomeratie a traseului, primii concurenti depasesc ultimii concurenti inca dupa tura 6
– avem o zona de vestiare limitata. Anul trecut am avut 3 amfiteatre, un efort destul de mare considerand ca este o perioada de examene in Politehnica

Desigur ca putem discuta despre extinderea traseului, insa noi nu am reusit sa convingem primaria sa ne inchida Bd. Iuliu Maniu (ce este intrarea/iesirea dinspre autostrada) sau Splaiul Independentei pe care se afla Primaria Generala unde este un comandament permanent de iarna.

La fel putem discuta de gasirea unui alt traseu, dar noi nu am gasit unul unde sa avem un spatiu in interior care sa permita accesul a aproape 1000+ de persoane. In plus Facultatea de Inginerie Electrica si Universitatea Politehnica sunt un partener de nadejde care ne-au sprijinit de la prima editie si nu ar fi corect fata de ei sa mutam acum evenimentul in alt loc.

Sistem posibile de inscriere

Desi poate nu pare, dar in momentul in care am ales acest sistem am facut-o dupa o analiza destul de mare a avantajelor si dezavantajelor pentru cateva sistem, precum si a riscurilor de abuz pentru fiecare dintre ele. Sistemele de inscrierie care le-am luat in calcul sunt urmatoarele:
– toate locurile la liber (primul venit/primul servit)
– locuri la liber cu eliberare treptata in zile si ore diferite (sistemul actual)
– tombola cu inscriere individuala
– tombola cu inscriere pe echipe

Desigur ca la multe dintre ele provocarile sistemelor de mai jos se pot gasi solutii. Pentru aceasta editie insa noi am mers pe varianta aleasa din considerentul ca ni s-a parut cea mai usor de controlat impotriva abuzurilor si cea mai echitabila.

Dupa analiza sistemelor de mai sus am gasit o solutie care am putea sa o implementam poate pentru editia 2016, dar pentru ca nu am pornit-o de la inceputul anului nu poate fi aplicata acum.

Toate locurile la liber

Acesta a fost sistemul clasic pana acum, dar care anul trecut cand nu am anuntat ora si ziua inscrierilor a insemna epuizarea locurilor in cateva ore. Anul acesta dupa experienta de anul trecut toate echipele erau mult mai vigilente si am estimat ca s-ar fi dat in cateva zeci de minute daca nu mai repede.
Astazi dimineata la ora 08:00 erau aproape 200 de persoane online, majoritatea pentru semimaraton daca e sa ne uitam la faptul ca inscrierile la 10km au fost destul de putin pana la ora 09:00.

Considerand ca locurile s-ar fi dat asa repede ne-am gandit ca nu ar fi corect fata de cei care poate la aceea ora nu sunt langa un calculator, poate sunt in drum spre birou sau duc copilul la gradinita.

Din acest rationament ne-am gandit sa alegem un alt sistem care sa ofere mai multe sanse.

Locuri la liber cu eliberare treptata

Desi prima idee dupa decizia de a nu oferi toate locurile odata a fost tombola, am incercat sa gasim totusi un sistem la care obtinerea unui loc sa depinda chiar si intr-o mica masura concurentului si sa nu fie doar un joc al sortii.

Asa am ales acest sistem in care deschidem treptat un numar de locuri in zile diferite la ore diferite din zi (inclusiv seara si in weekend) astfel teoretic toti cei interesati ar prinde cel putin o runda in fata calculatoarelor.

Desigur ca dupa experienta de astazi, acest sistem are si el un nivel de sansa, prinderea unui loc pe langa tastarea rapida tine si de viteza internetului, cat de bine se tine serverul nostru ca sa serveasca paginile cat mai repede. Si chiar daca 10 persoande dau submit la primul pas in acelasi timp, tine si de o oarecare sansa cat de repede circula internetul pe fir pana in server si care biti ajung primi ca sa primeasca unul din cele 20 de locuri.

Astazi supararile au fost destul de mari legat de acest sistem, dar asta credem si pentru ca sansele de reusita au fost destul de mici raportate la numarul de doritori per loc oferit. La rundele urmatoare credem totusi ca sansele cresc find deja 57 de doritori mai putini si 21 de locuri (o inscriere de astazi dublata a fost anulata).

Tombola cu inscriere pe echipe

Varianta de tombola a fost o alta varianta, insa aici am luat in calcul doua subsisteme. Primul fiind cu inscriere pe echipa.

Totusi la aceasta varianta precum si la urmatoarea (tombola individuala) am gasit o variabila de regulament care separa un pic scenariile posibile: daca permitem modificarea echipelor sau nu dupa alocarea locurilor.

a) cu modificarea echipelor
Daca plecam pe acest scenariu, ce ar impiedica o echipa sa abuzeze sistemul in felul urmator. In loc sa se inscrie individual sa faca fiecare o inscriere cu el si doua persoane fictive si in acest fel sa aibe 3 sanse in loc de una. Dupa obtinerea locului sa ne trimita un email ca cei doi s-au accidentat si vrea sa ii schimbe.
O posibila solutie pentru prevenirea situatiei de mai sus ar fi sa cerem copie dupa buletin pentru a valida ca sunt persoane reale. Trecand de greutatile logistice ale acetei verificari acest lucru nu m-ar opri pe mine daca as vrea sa joc sistemul sa pun pe sora mea sau un prieten care nu vrea sa participe doar ca sa fie o persoana reala.

b)fara modificarea echipelor
Daca cu schimbari ai toate probleme de mai sus, varianta doi este sa nu lasi modificari ale echipei castigatoare la tombola. Daca schimbi echipa ea pierde locul. Din experienta anilor trecuti pot spune ca jumatate din echipe fac o schimbare a membrilor, unele din motive de neatentie (au uitat ca au un eveniment in acel weekend) altele insa din motive serioase: accidentari, evenimente importante in familie sau chiar cod portocaliu de ninsoare si nu se poate intra in oras cu masina sau avionul.

Atunci ideea a fost sa punem regula ca poti sa modifici echipa fara pierderea locului daca e un motiv intemeiat. Dar apoi vine intrebarea ce inseamna intemeiat si cum poti controla acel lucru. Daca e vorba ca trebuie sa ma duc sa imi vad o ruda apropiata grav bolnava, este intemeiat sau nu? Dar daca am un deces in familie? Cum dovedesc, cer certificate medicale de boala sau deces?

Am considerat ca pentru a implementa un sistem el trebuie sa fie clar (fara interpretari prea multe) si usor verificabil (sa nu cer certificate sau bilete de avion anulate).

Tombola cu inscriere individuala

Daca pe echipe ai dezavantajele de mai sus de ce nu individual. Pare cel putin la prima vedere mai corect. Fiecare echipa se poate inscrie cu toti cei 3 membri si toate echipele au in mod egal 3 sanse la tombola.

a) Daca doi membri ai unei echipe castiga?
Unul dintre ei ar putea ceda/vinde locul primit. Lucru care poate nu e o problema serioasa si care poate fi evitat usor. Daca cel care castiga nu intra in echipa formata nu poate folosi locul. Locurile ramase in acest fel se trag din nou la sorti.

b) cu modificarea echipelor
Ajungem acum in acelasi scenariu ca in cazul de mai sus. Daca se pot modifica echipele ce ma impiedica sa pun si pe mama, fratele, sora si alte rude care nu alearga sa se inscrie? Poate ca sa nu para evident, pot chiar sa las echipa asa pana cu 3 zile inainte si apoi spun ca fratele (care a castigat inscrierea) s-a accidentat si vreau sa il inlocuiesc.

c) fara modificarea echipelor
Cum ar fi daca eu as castiga un loc, as convinge doi prieteni sa alergam impreuna. Ne antrenam aproape doua luni pentru asta si apoi apare ceva neprevazut pentru mine (vezi scenarii mai sus). Ce facem atunc, anulam inscrierea complet si o dam altora? Oare cei doi pe care i-am convins nu ar avea o experienta si mai rea decat cei care nu au prins acum loc? Cel putin daca nu ai prins loc iti iei gandul din start. Asa te entuzismezi doua luni si apoi cineva vine si iti distruge toata bucuria.

Concluzii si sistem posibil pentru 2016

Cam astea ar fi motivele pentru care am ales sistemul actual. Nu sustinem ca ar fi perfect insa tinem la el. Asta pentru nu credem ca este corect sa schimbi regulile jocului in timpul lui.

In ce priveste un sistem nou pentru 2016, acesta ar fi stabilirea unor criterii pe baza carora sa se obtina niste puncte de calificare. Acestea ar fi probabil participarea la anumite competitii din an. Acest sistem ar avea avantajul ca ar mai reduce din cerere dar si avantaje de siguranta. Fiind o competitie pe o vreme destul de neprielnica ar garanta o oarecare experienta a participantilor.

Din pacate nu l-am putut aplica anul acesta pentru ca nu am stabilit criteriile de la inceputul anului pentru ca cei doritori sa le poata urma si sa se califice.